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Ordnung im Computer

Die Ordnung im eigenen Computer wird oft vernachlässigt. Aber sie hat Einfluss auf unsere Arbeitsfreude und -produktivität und lässt sich mit etwas Mühe herstellen.

Vor einiger Zeit musste ich am Computer einer befreundeten Person arbeiten. Doch dann kam der Schreck. Der ganze Bildschirm war mit Ordnersymbolen überfüllt. Auch bei den Unterordnern herrschte ein heilloses Durcheinander. Selbst der Papierkorb war überfüllt. Die Dateinamen lauteten irgendwie. Auch mit der Suchfunktion war ein Arbeiten nicht möglich. Da machte ich mir meine Gedanken  und habe mir die Frage gestellt, wie es eigentlich mit meinem Computer ist. Zunächst machte ich mir bei der Einrichtung Gedanken, was und wie ich mit dem Computer arbeite und wie ich meine Dateien speichere. Natürlich auch, wie es mit dem Löschen ist. Installierte Programme sind in dem Ordner „Programme“, und nur wenn es anders nicht geht, haben sie einen Ordner außerhalb dieses Aufbaus. Gespeicherte Dateien befinden sich alle im Ordner „Eigene Dateien“. Auf dem Desktop sind nur für die wichtigen Programme Symbole vorhanden. Ein direkter Zugriff auf Dateien ist dort überhaupt nicht möglich. Innerhalb des Ordners „Eigene Dateien“ erfolgt unter Zuhilfenahme der dort bereits vorhandenen Unterordner eine klare Aufteilung. Es erfolgt eine strukturierte Gliederung nach Sachgebieten und weitere Untergliederung in Unterordnern. Des Weiteren gibt es Ordner für andere Personen, für die mit auf dem Computer Schriftstücke verfasst werden. Die zu speichernden Dateien werden mit eindeutigen, möglichst kurzen und für sich sprechende Namen versehen. Zudem überprüfe ich mindestens einmal im Monat, welche Dateien gelöscht werden können. Es muss auch verhindert werden, dass Dateien doppelt gespeichert werden, beispielsweise ein eingescanntes Dokument, was dann per Computerfax oder E-Mail versendet wird. Stichwort E-Mail. Auch hier führt vieles zur Unübersichtlichkeit. Es kommen ja eine Menge Mails an, wobei der größte Teil unwichtig ist. Hier habe ich mir Folgendes angewöhnt. Empfangene und gesendete E-Mails, die für mich bedeutend sind, werden in den entsprechenden Unterordnern der „Eigenen Dateien“ gespeichert. Der Rest wird komplett gelöscht. Natürlich sollte noch Weiteres beachtet werden. Es muss sich die Frage gestellt werden, welche und wie viele Programme sind nötig, um mit dem Computer zu arbeiten. Nachteilig ist, immer wieder Programme zu installieren und zu löschen. Das führt zu einer Anhäufung von Daten in der Registry im Betriebssystem. Hier hilft der Einsatz von speziellen Programmen, die die Registry von unnötigen Daten befreien, zu denen keine Verknüpfungen mehr bestehen. Doch dabei stelle ich mir immer die Frage, ob sie wirklich alles erkennen und löschen. Des Weiteren gehört es natürlich zu einer ordentlichen Arbeitsweise, dass Tastatur, Bildschirm und Zusatzgeräte in einem ordentlichen Zustand sind und vom Staub befreit werden. Doch nun zum Computer der anderen Person. Was habe ich gemacht? Zunächst versuchte ich, mich in das System reinzufinden, was nicht möglich war. Natürlich fand ich auch das nicht vor, was ich brauchte. Also habe ich Folgendes unternommen. Ich sprach mit der befreundeten Person, über ihre Ziele und die Notwendigkeit der Speicherung von Daten und selbstverständlich auch, dass diese klar geordnet werden müssen. Wir entwickelten dann gemeinsam eine Struktur, nach der die Daten geordnet werden und haben Regeln für die Namen festgelegt. Unnützes wurde gelöscht und auf dem Desktop waren dann nur noch die nötigen Symbole. Diese Arbeit hat einige Zeit in Anspruch genommen.

Doch nun geht es. Man kann jetzt einfach gespeicherte Daten finden, und auch die Arbeitsfreude ist gestiegen. Das Wichtigste ist, dass es so bleibt! Und wie ist es bei Ihnen?

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Autor: Karsten Fiedler am 15. Feb 2013 16:49, Rubrik: Büro, Ordnung,
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