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Das Büro – der erste Eindruck zählt

Die Ordnung im Büro lässt Rückschlüsse über die Arbeitsweise der dort Tätigen zu. Diese Feststellung wird auch durch Besucher getroffen, die sich dadurch eine Meinung bilden, was sich auf mögliche weitere Geschäftsaktivitäten auswirkt.

Es ist strittig, ob in einem Büro besser gearbeitet werden kann, wo Aktenberge sich auftürmen und scheinbar Chaos herrscht oder wo alles akkurat auf seinem Platz liegt, nur die notwendigen Akten bereitliegen und die Anordnung auf dem Schreibtisch noch im rechten Winkel zueinander angeordnet ist. Dazu gibt es ja auch eine Meinung, die besagt, dass im ersten Fall es viel zu tun gibt und im zweiten Fall eher wenig zu erledigen ist und daher viel Zeit für die Ordnung besteht. Es gilt dann auch der Spruch, dass das Genie das Chaos beherrscht. Natürlich kann man solche Meinungen vertreten. Interessant wird die Frage aber erst dann, wenn Kundschaft hinzutritt. Da habe ich bisher drei verschiedene Vorgehensweisen kennengelernt. Empfang im aufgeräumten Büro, Empfang im chaotischen Büro und Empfang in einem extra Besprechungszimmer. Dabei stellt sich die Frage, wie es auf mich wirkt und wie ich es mache. Zunächst die Wirkung auf mich. Als Erstes das aufgeräumte Büro. Hier habe ich den  Eindruck, dass ordentlich und gewissenhaft gearbeitet wird und man in kurzer Zeit Dinge findet, die benötigt werden. Hier wird mir auch das Gefühl vermittelt, dass mein Anliegen schnell und effektiv bearbeitet wird, wobei ich mich ernst genommen und wohl fühle. Nun das chaotische Büro. Hier liegen Aktenberge auf dem Schreibtisch, manchmal auch auf dem Fußboden und den Stühlen. Das deutet für mich auf einen unordentlichen Arbeitsstil hin. Es werden als erstes die Dinge erledigt, die unbedingt erledigt werden müssen, und das andere wird so vor sich hergeschoben. Noch benötigte Dinge zu suchen braucht dann auch so seine Zeit. Es macht keinen Spaß, zwischen Aktenbergen zu sitzen und seine Anliegen und Probleme zu besprechen. Daher habe ich auch den Eindruck, dass meine Anliegen so bearbeitet werden, wie es auch aussieht, irgendwie und irgendwann. Dazu kommt noch das Gefühl, ob es fachlich und zeitlich geschafft wird. Kompetenz wird so jedenfalls nicht vermittelt. Ein Wohlgefühl kommt da nicht herüber, eher ein bedenkliches Gefühl. Und zuletzt das besondere Besprechungszimmer. Oft sieht es hier sehr ordentlich aus. In mir kommt da immer der Eindruck auf, als ob es was zu verbergen gäbe. Ist das Büro ordentlich, chaotisch oder existiert überhaupt ein eigener Arbeitsplatz? Alle diese Fragen lassen sich zunächst nicht beantworten. Aber manchmal beantworten sich diese Fragen von selbst, wenn eine offene Bürotür einen Einblick gewährt und man sich so seine Meinung bilden kann. Wobei hier die Meinung meist nicht zum besten geht. Die Büros sind oft so chaotisch, dass es besser ist, hier keine Personen zu empfangen. Daher ist das Gefühl bei einem eigenen Besprechungsraum zwiespältig und der Eindruck überwiegt, dass es etwas zu verbergen gibt. Auch wird verhindert, dass man einen direkten Einblick in die Arbeitswelt erhält. Zusammengefasst gilt also, dass der Empfang im aufgeräumten Büro auf mich den besten Eindruck macht. Auch ein extra Besprechungsraum ist noch akzeptabel, wenn vielleicht eine entspanntere Atmosphäre als im Büro herrschen soll oder eine etwas größere Anzahl von Besuchern empfangen wird.

Somit hat der Eindruck des Büros eine Wirkung auf den Kunden und beeinflusst auch entscheidend den geschäftlichen Erfolg. Und wie würde ich es machen? Natürlich empfange ich den Kunden in einem aufgeräumten Büro.

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Autor: Karsten Fiedler am 15. Feb 2013 16:41, Rubrik: Büro, Ordnung,
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